Lohnbuchhaltung

Gehaltsabrechnungen

Im Rahmen der Gehaltsabrechnung übernehmen wir für Ihr Unternehmen die vollständige und rechtskonforme Abwicklung sämtlicher Lohn- und Gehaltsvorgänge – von der Erfassung bis zur elektronischen Meldung an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger. Ziel ist eine fehlerfreie, termingerechte und rechtssichere Entgeltabrechnung, die sowohl steuerlich als auch sozialversicherungsrechtlich sauber aufgesetzt ist.

Erfassung der abrechnungsrelevanten Daten

Wir übernehmen alle monatlichen Bewegungsdaten – z. B. Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage, Prämien, Zulagen, geldwerte Vorteile oder Einmalzahlungen – und pflegen diese in das Lohnabrechnungssystem (DATEV) ein.

Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Auf dieser Basis erstellen wir für jeden Mitarbeiter eine individuelle Gehaltsabrechnung, inklusive:

  • Brutto-/Nettoermittlung
  • Steuer- und Sozialversicherungsabzüge
  • Zuschläge, Sachbezüge und Freibeträge
  • Verrechnung von Vorschüssen, Pfändungen oder Rückzahlungen

Die fertigen Abrechnungen werden digital oder papierhaft bereitgestellt – wahlweise über DATEV Arbeitnehmer online, per E-Mail oder als Druckversion (Sonderwunsch).

Elektronische Meldungen und Zahlungen

Wir kümmern uns um sämtliche, gesetzlich vorgeschriebenen, Melde- und Zahlungsvorgänge, insbesondere:

  • Lohnsteueranmeldungan das Finanzamt
  • Beitragsnachweise an die Krankenkassen
  • Meldungen zur Sozialversicherung (An-/Abmeldungen, Jahresmeldungen, DEÜV)
  • Zahlungslistenfür Löhne, Steuern und Sozialabgaben

Damit gewährleisten wir absolute Compliance und reduzieren Haftungsrisiken nach § 42d EStG.

Betreuung von Sonderfällen

Wir beraten und wickeln auch Sonderabrechnungen ab, z. B. für:

  • Mini- und Midijobs
  • Einmalzahlungen (Weihnachts-/Urlaubsgeld)
  • Abfindungen, Kurzarbeit, Elternzeit
  • Geschäftsführergehälter oder Gesellschafter-Geschäftsführer

Reporting und Bescheinigungswesen

Wir erstellen auf Wunsch individuelle Auswertungen (Kostenstellen, Abteilungen, Personalstatistik) sowie alle erforderlichen Bescheinigungen für Behörden, Krankenkassen und Mitarbeiter – etwa Entgeltnachweise, Arbeitgebermeldungen oder Arbeitsbescheinigungen.

Jahresabschluss und Prüfungsunterstützung

Zum Jahresende erstellen wir Lohnjournale, Lohnkonten und Jahresmeldungen. Bei Betriebsprüfungen durch Finanzamt oder Rentenversicherung übernehmen wir die Vorbereitung, Kommunikation und Begleitung.

Laufende Beratung und Optimierung

Wir prüfen regelmäßig steuer- und sozialversicherungsrechtliche Änderungen und zeigen Optimierungsmöglichkeiten (z. B. Nettolohnoptimierung, Zuschüsse, steuerfreie Benefits) auf.

Zielsetzung

  • Rechtssichere und fristgerechte Gehaltsabrechnung
  • Minimierung administrativer Aufwände
  • Transparente und nachvollziehbare Prozesse
  • Entlastung der Unternehmensleitung und HR-Abteilung

Nettolohn-Optimierung

Im Rahmen der Nettolohnoptimierung analysieren und gestalten wir Ihre Lohn- und Gehaltsstrukturen so, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer finanziell profitieren, ohne dass der Bruttolohn zwingend erhöht werden muss. Der Fokus liegt auf steuer- und sozialversicherungsbegünstigten Vergütungsbestandteilen, die den Nettoeffekt beim Mitarbeiter maximieren und gleichzeitig die Personalkostenquote im Unternehmen stabil halten.

Analyse der bestehenden Vergütungsstruktur

Wir prüfen die aktuelle Gehaltsstruktur, bestehende Sachbezüge und freiwilligen Arbeitgeberleistungen. Dabei identifizieren wir Potenziale zur Steuer- und Abgabenoptimierung unter Berücksichtigung von Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und aktueller BFH-Rechtsprechung.

Entwicklung eines Optimierungskonzepts

Darauf aufbauend entwickeln wir ein maßgeschneidertes Vergütungsmodell, das zum Unternehmen und zur Belegschaft passt. Typische Bausteine sind etwa:

  • Sachbezug nach § 8 Abs. 2 EStG (z. B. Gutscheinkarten, Tankkarten)
  • Gesundheitsförderung (§ 3 Nr. 34 EStG)
  • Jobrad oder ÖPNV-Zuschüsse (§ 3 Nr. 37 EStG)
  • Internet-/Handyzuschüsse
  • Essenszuschüsse (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG)
  • Kindergartenzuschüsse (§ 3 Nr. 33 EStG)
  • Erholungsbeihilfenoder betriebliche Altersvorsorge (§ 3 Nr. 63 EStG)

Wir simulieren dabei Vorher-Nachher-Effekte: Wie verändert sich das Nettogehalt des Mitarbeiters und welche Gesamtbelastung ergibt sich für das Unternehmen.

Umsetzung in der Lohnabrechnung

Wir begleiten die Einführung der Maßnahmen, dokumentieren diese arbeits- und lohnsteuerrechtlich korrekt, und sorgen für die richtige Umsetzung in der Lohnabrechnung (z. B. bei DATEV Lohn & Gehalt).

Kommunikation & Schulung

Wir unterstützen bei der internen Kommunikation, z. B. durch Mitarbeiterinformationen, Berechnungsbeispiele oder Präsentationen für die Belegschaft. Das schafft Transparenz und Akzeptanz.

Laufende Überwachung & Anpassung

Da sich Freibeträge und steuerliche Rahmenbedingungen laufend ändern, übernehmen wir die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Modelle, um die steuerliche Anerkennung dauerhaft sicherzustellen.

Zielsetzung

  • Mehr Netto vom Bruttofür die Mitarbeiter
  • Kostenneutralität oder Einsparpotenzialfür den Arbeitgeber
  • Motivations- und Bindungseffektdurch moderne Vergütungssysteme

Sozialversicherungsprüfungen

Im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung (auch Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger nach § 28p SGB IV) übernehmen wir für Ihr Unternehmen die vollständige Vorbereitung, Begleitung und Nachbearbeitung der Prüfung. Ziel ist es, die ordnungsgemäße Abführung der Sozialversicherungsbeiträge nachzuweisen und etwaige Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Prüfungsankündigung und Vorbereitung

Sobald die Deutsche Rentenversicherung (DRV) die Prüfung ankündigt, übernehmen wir die Koordination des gesamten Prozesses. Konkret:

  • Sichtung der Ankündigungsunterlagen und Prüferanforderungen
  • Abstimmung des Prüfungstermins
  • Zusammenstellung der relevanten Unterlagen (z. B. Lohnjournale, Beitragsnachweise, Lohnkonten, Meldungen, Arbeitsverträge, Aushilfsabrechnungen, ggf. Minijob-Dokumentation)
  • Vorprüfungauf mögliche Risiken (z. B. Scheinselbstständigkeit, fehlerhafte Beitragspflichten, falsche Einstufungen)

Ziel dieser Phase: Transparente, revisionssichere Unterlagenlage und optimale Vorbereitung gegenüber dem Prüfer.

Prüfungsdurchführung

Die Prüfung kann vor Ort oder digital (elektronische Betriebsprüfung) erfolgen.
Wir begleiten den gesamten Prozess und übernehmen für Sie:

  • Kommunikation mit dem Prüfer
  • Bereitstellung der angeforderten Daten über das Lohnabrechnungssystem (z. B. DATEV)
  • Beantwortung fachlicher Rückfragendes Prüfers
  • Prüfung von Zwischenmitteilungen während der Durchführung

Damit stellen wir sicher, dass der Prüfer nur auf geprüfte, korrekte Daten zugreift und die Kommunikation koordiniert, sachlich und effizient verläuft.

Auswertung und Abschlussbesprechung

Nach Abschluss der Prüfung besprechen wir gemeinsam:

  • die Ergebnisse und eventuelle Feststellungen,
  • möglicheNachforderungen oder Korrekturen,
  • Abgrenzung von Einzelfällen (z. B. Geschäftsführer, freie Mitarbeiter, 450 €-Kräfte)
  • und die weitere Vorgehensweise bei Einwänden oder Rechtsbehelfen.

Wir prüfen das Prüfprotokoll, gleichen die Berechnungen ab und übernehmen bei Bedarf die Korrespondenz mit der DRV.

Nachbereitung und Optimierung

Im Anschluss erfolgt eine Analyse der Feststellungen, um zukünftige Prüfungen reibungslos zu gestalten.
Wir entwickeln Optimierungsmaßnahmen, z. B.:

  • Anpassung vonArbeitsverträgen
  • Einführung klarer Prozessrichtlinien für Aushilfen oder freie Mitarbeiter
  • Dokumentation zur Statusfeststellung(§ 7a SGB IV)

Damit sichern wir Ihr Unternehmen langfristig gegen Nachforderungen und Beitragsrisiken ab.

Zielsetzung

  • Reibungslose und rechtssichere Prüfung
  • Minimierung finanzieller Nachforderungen
  • Risikofreie Einstufung von Beschäftigten
  • Transparente Kommunikation mit den Prüfern
  • Nachhaltige Optimierung Ihrer Lohnprozesse